أهداف الدرس
- التعرف على عناصر الفاتورة القانونية
- إتقان منهجية مطابقة الفاتورة مع بنود الصفقة
- فهم الإجراءات المترتبة على عدم المطابقة
- التعرف على علامات الاحتيال في الفواتير
1. عناصر الفاتورة القانونية
الفاتورة القانونية يجب أن تحتوي على: اسم وعنوان المقاول ورقم التسجيل التجاري، اسم الإدارة المتعاقدة، رقم الفاتورة وتاريخها، رقم الصفقة وتاريخها، تفصيل البنود (الكمية، السعر الوحدوي، المبلغ الإجمالي)، الإجمالي قبل وبعد الضريبة، رقم الحساب البنكي للدفع. أي فاتورة ناقصة يجب ردها لاستكمال الناقص قبل الصرف.
2. منهجية المطابقة
يبدأ المفتش بمطابقة السعر الوحدوي في الفاتورة مع السعر الوحدوي في العقد لكل بند. ثم يطابق الكميات المفوترة مع محضر الاستلام الموقع. يتأكد من أن الإجماليات صحيحة حسابياً. يراجع أن البند المفوتر قد تم استلامه فعلاً وليس مجرد مرحلة في الجدول الزمني. في صفقات الأشغال، يطابق بنود الفاتورة مع محاضر التقدم (attachements). إذا كانت الكميات المفوترة أكبر من المقاسة فعلاً، يجب رفض الفاتورة.
3. علامات الاحتيال في الفواتير
من علامات الاحتيال: فواتير بأرقام متسلسلة غير معتادة، أسعار وحدوية مختلفة عن العقد (زيادة في بنود، نقصان في أخرى لتعويض الزيادة)، بنود غير موجودة في العقد (مخالفات)، مواد مدونة بنوعية أفضل مما تم تسليمه فعلاً، توقيعات غير مطابقة لنماذج الاستلام. المفتش اليقظ يفحص الفاتورة كخبير شرطة مالية.
4. الإجراءات المترتبة على المخالفات
إذا تبين عدم مطابقة: يرفض المفتش الفاتورة ويعيدها للمقاول للتصحيح، يطلب إرفاق مستندات ناقصة (محضر استلام تكميلي)، يحرر مذكرة للمسؤول المباشر بتجميد الدفع حتى تصحيح المخالفة. في حالات الاحتيال المشبوه، يحتفظ بالفاتورة الأصلية كدليل ويحرر محضراً رسمياً.
خلاصة
فحص الفاتورة ليس مجرد تدقيق شكلي. هو آخر بوابة قبل صرف المال العام. فاتورة واحدة غير مطابقة قد تكلف الدولة ملايين إذا لم يكتشفها المفتش في الوقت المناسب.