أولاً: السجلات الأساسية

سجل الحضور اليومي: أسماء الأطفال، وقت الوصول والمغادرة، وتوقيع الولي. سجل الفحص اليومي: نتائج جولة الصباح وتاريخها. سجل الحوادث: كل حادثة صغيرة أو كبيرة بتفاصيلها. سجل الملاحظات: أعطال، مخالفات، مقترحات. سجل التفتيش الأسبوعي: فحص المعدات والنظافة. خمسة سجلات موحدة النموذج تغطي عمل الحديقة كله، وكلها تُملأ في نفس اليوم.

ثانياً: التقرير اليومي

نموذج موحد يُملأ في نهاية كل مناوبة: تاريخ اليوم، عدد الحاضرين، أحداث بارزة، أعطال ملحوظة، احتياجات الصيانة، ملاحظات الطاقم، وتوقيع المراقب. التقرير القصير الصادق أفضل من الطويل المزخرف، والنقطة المعلقة تُفتح في التقرير التالي حتى تُغلق. المراقب يسلم تقريره للمدير صباح اليوم التالي دون تأخير.

ثالثاً: الأرشفة والسرية

الأرشيف الشهري: ملف لكل شهر يجمع السجلات مرتبة بتاريخها، وملف خاص للحوادث يشمل التقارير الطبية والمراسلات. مدة الحفظ: السجلات الجارية سنة، وسجلات الحوادث سنوات حسب أنظمة المنشأة. السرية: ملفات الأطفال والحوادث لا تُترك مكشوفة، ولا تُناقش أمام الأولياء أو الزوار، ولا تُطلع عليها إلا الجهة المخولة كتابياً.